En godt bevart hemmelighet
Mens arbeidsrommene kan være supertilgjengelig for deltakerne mens de jobber, er de ofte en godt bevart hemmelighet for folk som jobber med samme tema men som ikke er med i gruppen. Faktisk kan informasjonen være mindre tilgjengelig enn på de gamle fil-serverne. Der var det som regel en hierarkisk struktur det gikk an å orientere seg i. Arbeidsrommene ligger ofte "hulter til bulter" og de ulike arbeidsrommene har ulik oppbygging.
Ut med de virtuelle arbeidsrommene?
Hva er så løsningen på dette? Skal vi kutte ut de virtuelle arbeidsrommene? Nei! Men vi må ta noen forhåndsregler. Her er noen tips om arbeidsrom som jeg har samlet opp fra ulike organisasjoner og kollegaer:
- La arbeidsrommene være åpne for alle i organisasjonen med mindre det er gode grunner til å avgrense tilgangen. På den måten fjernes en av barrierene for deling. Det kan også være et poeng i seg selv at andre får Innsyn i prosessen til gruppen og ikke bare i sluttproduktene. Merk tydelig hvilke dokumenter som er utkast og hvilke som er ferdig.
- Metadata og tagging bidrar til at informasjon blir funnet på tvers av arbeidsrom. Få medarbeidere er begeistret over å legge på masse metadata på informasjonen de legger ut. Metadataene bør derfor i størst mulig grad fanges automatisk ut fra konteksten. Hva som skal være lovlige metadata må vedlikeholdes kontinuerlig. Det er ikke slik at man lager en metadatastruktur en gang og så er man ferdig. Verden forandrer seg!
- Søk bidrar til gjenfinning. Søk på tvers av arbeidsrom (og andre kilder) er en annen mekanisme som kan bidra til gjenfinning. Søk som i tillegg utnytter metadata er gjerne ekstra kraftig. Når søkemotoren kan utnytte metadataenes "kunnskap" om dokumentet, så blir resultatet bedre enn ved vanlig fritekstsøk.
- Standardisert oppbygging. Arbeidsrom som brukes i virksomhetens kjerneprosesser bør ha en standardisert oppbygging. På den måten kjenner man seg igjen fra arbeidsrom til arbeidsrom og man finner informasjonen lettere. Dette kan løses ved hjelp av maler og retningslinjer. Arbeidsrom som ikke støtter kjerneprosesser kan ha en friere struktur. I denne gruppen finner man for eksempel arbeidsrom for faglige interessegrupper.
- Start med enkle arbeidsrom. Arbeidsrom har ofte et mylder av funksjonalitet. Men her gjelder at det enkle ofte er det beste. Mange brukere blir forvirret over alle funksjonene og alle stedene man kan klikke. Fjern mest mulig funksjonalitet for den vanlige bruker.
- Integrasjon kan gjøre hverdagen enklere. Vurder om effektiviteten kan økes ytterligere ved å integrere arbeidsrommene med andre verktøy som medarbeiderne bruker i sitt daglige arbeid. En opplagt kandidat er arkivsystemet. Dokumenter bør kunne arkiveres direkte fra arbeidsrommet. Det bør også være mulig å søke fram dokumenter i arbeidsrommet og dokumenter i arkivet i det samme søket.
- Ta høyde for at eksterne skal kunne ha tilgang. Virtuelle arbeidsrom i en organisasjon designes ofte kun til internt bruk. Men det går ikke lang tid før det dukker opp en arbeidsgruppe med en ekstern person som trenger tilgang. Virtuelt samarbeid foregår stadig oftere på tvers av organisasjonsgrensene og det er lite framtidsrettet å designe en løsning som bare virker innenfor brannmuren. Sikkerhet er selvfølgelig viktig, men det finnes måter å ivareta slike hensyn.
- Normer og rutiner. Bruk av virtuelle arbeidsrom innebærer at medarbeiderne begynner å arbeide på en ny måte. Endring av atferd er alltid vanskelig! God tilrettelegging og opplevde nytte for den enkelte kan være en gulrot, men det kan også være nødvendig med litt "pisk". Hvis arbeidsrommene skal inneholde virksomhetskritisk informasjon, må det finnes roller og rutiner for oppfølging av hvordan informasjonen lagres. I StatoilHydro kaller de denne rollen "Records and Information Manager". Selv i arbeidsgrupper med mindre kritisk innhold trengs det noen som passer på at informasjonen lagres riktig. Hvis ikke faller medarbeiderne fort tilbake til gamle vaner der informasjon deles ved hjelp av e-post og vedlegg.
- Skaff deg en tante Sofie. Noen må passe på at det er en viss orden og struktur i mengden av arbeidsrom. Hvis alle kan opprette arbeidsrom i vilden sky så blir det kaos fortere enn du aner. Hvis du har rutiner, roller, struktur og metadata på plass så kan du skryte av du er opptatt av "governance" av løsningen din.
Dette innlegget har fått inspirasjon av artikkelen "Collaboration tools are anti knowledge sharing?" av James Robertsen (http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_antiknowledgesharing/index.html)
Innlegg
5 kommentarer:
mange gode tips, Åsmund. virtuelle arbeidsrom er veldig aktuelt for det jeg jobber med i telenor research & innovation.
Det ligger nok erfaringer bak alle disse punktene, tror jeg! Men jeg synes nok at din "Tante Sofie" gjerne kan suppleres med en "Pippi Langstrømpe": en person som viser vei ved å gå foran, og som gir andre lyst til å følge etter. En som demonstrerer at det både er mulig... og kanskje til og med moro?
Godt poeng, Gunnar. Det kan til og med være nyttig med flere slike ambassadører rundt i organisasjonen som utnytter mulighetene og som inspirerer andre til å ta verktøyene i bruk. Tips fra kollegaer om nytten av et verktøy har mye større effekt enn "pålegg fra ledelsen".
Her i FIN tror jeg det blir vanskelig å åpne tilgangen til arbeidsrommen på tvers og uten at du i utgangspunktet er gitt tilgang. Etter 3-4 år med bruken av arbeidsrom i Sharepoint har vi sett at bruken har eksplodert og at dette blir sett på som et meget nyttig verktøy. Noe av problemet vi opplever nå, i forbindelse med at vi skal over på Sharepoint 2007, er at det finnes veldig mye dokumenter og informasjon der som vi ikke vet om er overført til arkivet som er vårt offisielle saksbehandlingsverktøy hvor alle arkivverdige dokumenter skal lagres. I tillegg er det mange som har opprettet arbeidsrom som har sluttet uten at de har overlatt administrasjonansvaret til andre som er medlem i arbeidsrommet. Følgende er at vi sitter med mange arbeidsrom uten eier men med mye dokumenter. Så det å tenke struktur, metadata og roller har vist seg å være mye viktigere enn vi så for oss. Det ser ut som dette blir enda viktigere i 2007 versjonen (var på adminkurs i forrige uke). En ting som kunne løst noe av disse problemene var at man klarte å definere maler for ulike arbeidsrom slik at brukerne stort sett bare ved et klikk kunne velge den type arbeidsrom de ønsket og fikk med seg ferdig oppsatte dokumentbibliotek, arbeidsflyt osv. I tillegg hadde det vært en meget stor fordel om man kunne lagret dokumenter direkte i arkivsystemet når de f.eks. hadde fått status "ferdig" Ser også nytten av både Pippi Langstrømpe og Tante Sofie (og kanskje en Reodor Felgen for å ha en balanse mellom idemydring, kontroll og "endringsagenter". Min erfaring med Sharepoint både fra FIN og KD er at det er relativt tungt å få implementert i organisasjonen. Personlig synes jeg Sharepoint er et utrolig bra produkt.
Takk for interessante erfaringer, Espen. Det høres jo ut som Finansdepartementet har hatt mange av de samme erfaringene som meg: Relasjonen arbeidsrom-arkiv og viktigheten av struktur, metadata, roller, rutiner og ansvar.
Legg inn en kommentar