Virtuelle arbeidsrom - effektivitet eller kaos?

Det er ingen tvil om at virtuelle arbeidsrom (prosjektrom, team sites - kjært barn har mange navn) kan være nyttige for medarbeidere som skal løse en oppgave sammen. I slike arbeidsrom kan man dele dokumenter, lenker, oppgavelister, kalendere, diskusjoner, nyheter og adresser. Før hadde arbeidsgrupper informasjonen litt her og litt der. Noe på et filområde, noe i en diskusjonsgruppe og det meste i diverse mailer med vedlegg som man aldri fant igjen riktig versjon av. Nå kan deltakerne i gruppen finne all informasjonen knyttet til prosjektet eller oppgaven ett sted. Men så er spørsmålet: Hvordan kan så andre personer finne denne informasjonen? Og hvordan finner man tilbake til informasjonen etter at prosjektet er slutt?

En godt bevart hemmelighet

Mens arbeidsrommene kan være supertilgjengelig for deltakerne mens de jobber, er de ofte en godt bevart hemmelighet for folk som jobber med samme tema men som ikke er med i gruppen. Faktisk kan informasjonen være mindre tilgjengelig enn på de gamle fil-serverne. Der var det som regel en hierarkisk struktur det gikk an å orientere seg i. Arbeidsrommene ligger ofte "hulter til bulter" og de ulike arbeidsrommene har ulik oppbygging.

Ut med de virtuelle arbeidsrommene?

Hva er så løsningen på dette? Skal vi kutte ut de virtuelle arbeidsrommene? Nei! Men vi må ta noen forhåndsregler. Her er noen tips om arbeidsrom som jeg har samlet opp fra ulike organisasjoner og kollegaer:

1. La arbeidsrommene være åpne for alle i organisasjonen med mindre det er gode grunner til å avgrense tilgangen. På den måten fjernes en av barrierene for deling. Det kan også være et poeng i seg selv at andre får Innsyn i prosessen til gruppen og ikke bare i sluttproduktene. Merk tydelig hvilke dokumenter som er utkast og hvilke som er ferdig.


2. Metadata og tagging bidrar til at informasjon blir funnet på tvers av arbeidsrom. Få medarbeidere er begeistret over å legge på masse metadata på informasjonen de legger ut. Metadataene bør derfor i størst mulig grad fanges automatisk ut fra konteksten. Hva som skal være lovlige metadata må vedlikeholdes kontinuerlig. Det er ikke slik at man lager en metadatastruktur en gang og så er man ferdig. Verden forandrer seg!


3. Søk bidrar til gjenfinning. Søk på tvers av arbeidsrom (og andre kilder) er en annen mekanisme som kan bidra til gjenfinning. Søk som i tillegg utnytter metadata er gjerne ekstra kraftig. Når søkemotoren kan utnytte metadataenes "kunnskap" om dokumentet, så blir resultatet bedre enn ved vanlig fritekstsøk.


4. Standardisert oppbygging. Arbeidsrom som brukes i virksomhetens kjerneprosesser bør ha en standardisert oppbygging. På den måten kjenner man seg igjen fra arbeidsrom til arbeidsrom og man finner informasjonen lettere. Dette kan løses ved hjelp av maler og retningslinjer. Arbeidsrom som ikke støtter kjerneprosesser kan ha en friere struktur. I denne gruppen finner man for eksempel arbeidsrom for faglige interessegrupper.


5. Start med enkle arbeidsrom. Arbeidsrom har ofte et mylder av funksjonalitet. Men her gjelder at det enkle ofte er det beste. Mange brukere blir forvirret over alle funksjonene og alle stedene man kan klikke. Fjern mest mulig funksjonalitet for den vanlige bruker.


6. Integrasjon kan gjøre hverdagen enklere. Vurder om effektiviteten kan økes ytterligere ved å integrere arbeidsrommene med andre verktøy som medarbeiderne bruker i sitt daglige arbeid. En opplagt kandidat er arkivsystemet. Dokumenter bør kunne arkiveres direkte fra arbeidsrommet. Det bør også være mulig å søke fram dokumenter i arbeidsrommet og dokumenter i arkivet i det samme søket.


7. Ta høyde for at eksterne skal kunne ha tilgang. Virtuelle arbeidsrom i en organisasjon designes ofte kun til internt bruk. Men det går ikke lang tid før det dukker opp en arbeidsgruppe med en ekstern person som trenger tilgang. Virtuelt samarbeid foregår stadig oftere på tvers av organisasjonsgrensene og det er lite framtidsrettet å designe en løsning som bare virker innenfor brannmuren. Sikkerhet er selvfølgelig viktig, men det finnes måter å ivareta slike hensyn.


8. Normer og rutiner. Bruk av virtuelle arbeidsrom innebærer at medarbeiderne begynner å arbeide på en ny måte. Endring av atferd er alltid vanskelig! God tilrettelegging og opplevde nytte for den enkelte kan være en gulrot, men det kan også være nødvendig med litt "pisk". Hvis arbeidsrommene skal inneholde virksomhetskritisk informasjon, må det finnes roller og rutiner for oppfølging av hvordan informasjonen lagres. I StatoilHydro kaller de denne rollen "Records and Information Manager". Selv i arbeidsgrupper med mindre kritisk innhold trengs det noen som passer på at informasjonen lagres riktig. Hvis ikke faller medarbeiderne fort tilbake til gamle vaner der informasjon deles ved hjelp av e-post og vedlegg.


9. Skaff deg en tante Sofie. Noen må passe på at det er en viss orden og struktur i mengden av arbeidsrom. Hvis alle kan opprette arbeidsrom i vilden sky så blir det kaos fortere enn du aner. Hvis du har rutiner, roller, struktur og metadata på plass så kan du skryte av du er opptatt av "governance" av løsningen din.

Dette innlegget har fått inspirasjon av artikkelen "Collaboration tools are anti knowledge sharing?" av James Robertsen (http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_antiknowledgesharing/index.html)